Sonderausgabe LFA Covid-19 : Gesellschaftsrecht I 4.Mai 2020

Die vorliegende FAQ bezieht sich einerseits auf das positive Recht und erwähnt andererseits die besonderen Regelungen, die durch die beiden in Anwendung des Gesetzes Nr. 2020-290 vom 23. März 2020 erlassenen Verordnungen als Notfallreaktion auf die Covid-19-Epidemie eingeführt wurden :

– Verordnung Nr. 2020-321 vom 25. März 2020 zur Anpassung der Regeln für Sitzungen und Beschlüsse der Versammlungen und Leitungsorgane juristischer Personen und Einrichtungen ohne privatrechtliche Rechtspersönlichkeit aufgrund der Covid-19-Epidemie”.

– Verordnung Nr. 2020-318 vom 25. März 2020 zur Anpassung der Vorschriften für die Erstellung, die Verordnung, die Prüfung, die Überprüfung, die Genehmigung und die Veröffentlichung des Jahresabschlusses und von anderen Dokumenten und Informationen, welche die juristischen Personen und Einrichtungen ohne privatrechtliche Rechtspersönlichkeit im Zusammenhang mit der Covid-19-Epidemie einreichen oder veröffentlichen müssen”.

Die genannten Verordnungen sehen eine Vereinfachung und Anpassung der Regeln für die Genehmigung und Veröffentlichung von Jahresabschlüssen, die Gewinnverteilung und die Zahlung von Dividenden vor.

Ja. Im Prinzip muss der Jahresabschluss innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres von der Hauptversammlung oder dem Alleingesellschafter genehmigt werden. Für den Jahresabschluss des am 31. Dezember 2019 geendeten Geschäftsjahrs muss der Jahresabschluss daher bis spätestens 30. Juni 2020 genehmigt werden. Die Frist  kann jedoch verlängert werden. Die Verschiebung muss spätestens am letzten Tag der gesetzlichen Frist beantragt werden, d.h. spätestens am 30. Juni 2020 für Gesellschaften, die ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember 2019 abgeschlossen haben. Der Antrag ist an den Präsidenten des Handelsgerichts, in dem sich der Sitz der Gesellschaft befindet, zu richten und muss die Gründe für den Antrag auf Aufschub angeben. Die Gründe dafür können z.B. die materielle Unmöglichkeit einer Versammlung oder die Unmöglichkeit der Prüfung durch den Anschlussprüfer aufgrund der Gesundheitskrise sein. Das Datum der Genehmigung des Jahresabschlusses kann um bis zu 6 Monate verschoben werden, wobei eine weitere Verlängerung möglich ist. In der Praxis kommt es nur sehr selten vor, dass der Antrag auf Verschiebung abgelehnt wird.

Die Verordnung 2020-318 sieht eine automatische dreimonatige Verlängerung der gesetzlich vorgeschriebenen Frist für die Genehmigung des Jahresabschlusses vor. Diese automatische Verlängerung gilt für alle juristischen Personen, die ihren Jahresabschluss zwischen dem 31. Dezember 2019 und dem Ablauf einer Frist von einem Monat nach Beendigung des Gesundheitsnotstands abschließen. In der Praxis gilt dies daher für alle Gesellschaften, die ihren Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 abgeschlossen haben.

Eine Ausnahme jedoch: die Jahresabschlüsse von Gesellschaften mit einem Wirtschaftsprüfer, der seinen Bericht vor dem 12. März 2020 vorgelegt hat, müssen innerhalb der gesetzlichen Fristen genehmigt werden, es sei denn, die Verlängerung wird von dem Präsidenten des Handelsgericht erlaubt.

Kann die Erstellung der vorläufigen Bilanz verschoben werden?

Gesellschaften, die ihren Geschäftsjahr oder Halbjahr zwischen dem 30. November 2019 und dem 23. Juni 2020 abschließen und am Ende des Geschäftsjahres einen Umsatz von mehr als 18 Millionen Euro erzielt haben und/oder mehr als 300 Mitarbeiter beschäftigen, können die Erstellung ihrer vorläufigen Bilanz um zwei Monate verschieben.

Wenn die jährliche ordentliche Aktionärsversammlung verschoben wird, werden die an einem bestimmten Datum ablaufenden Amtszeiten verlängert, bis eine Hauptversammlung abgehalten werden kann.

Ja, Dividenden können erst ausgezahlt werden, wenn der Jahresabschlussgenehmigt und der Beschluss über die Gewinnverwendung gefasst worden ist. Daher kann bis zur jährlichen ordentlichen Hauptversammlung, keine Dividende ausgeschüttet werden. Solange die ordentliche Hauptversammlung nicht in der Lage ist, zur Genehmigung des Jahresabschlusses und zum Beschluss über die Gewinnverwendung zusammenzutreten, kann unter bestimmten, vorher zu prüfenden Bedingungen über die Ausschüttung einer Zwischendividende entschieden werden. Der Verwaltungsrat, der Vorstand, der Geschäftsführer bzw. der Vorsitzender der Gesellschaft, sind ausschließlich zuständig, um über die Ausschüttung der Zwischendividende zu entscheiden, und deren Betrag und den Zeitpunkt der Ausschüttung festzulegen.

Die Verordnungen sehen keine Änderung dieser Regelungen vor.

Der französische Wirtschafts- und Finanzminister Bruno Lemaire erklärte Ende März, dass französische Unternehmen, die im Zusammenhang mit der Covid-19-Krise finanzielle Unterstützung vom Staat erhalten, keine Dividenden ausschütten dürfen. Er präzisierte insbesondere, dass die Ausschüttung von Dividenden durch Unternehmen, die von Steuerstundungsmaßnahmen, Stundung von Sozialversicherungsbeiträgen oder staatlichen Beihilfen betroffen sind, sanktioniert wird (Rückzahlung des Geldvorschusses mit Zinsen).

Bei Unternehmen, die auf Kurzarbeit zurückgreifen und staatliche Beihilfen als solche erhalten, forderte jedoch der Minister diese Unternehmen lediglich auf, auf jegliche Ausschüttung von Dividenden zu verzichten. Er kündigte keine Sanktionen an.  

Am 23. April wiederholte Bruno Lemaire seine Aussagen in einem Interview und kündigte offiziell an, dass Unternehmen, die ihren Aktionären Dividenden ausgeschüttet hatten, von der staatlichen Finanzhilfe zur Bewältigung der Covid-19-Krise ausgeschlossen werden.

Obwohl die Regierung zahlreiche Dekrete im Zusammenhang mit der Bewältigung der Coronavirus-Krise erlassen hat, wurde bis heute kein Dekret speziell über die Ausschüttung von Dividenden erlassen. 

Die Website des Finanz- und Wirtschaftsministeriums weist in einem Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (FAQ) darauf hin, dass die Verpflichtung, keine Dividenden auszuschütten, eine Voraussetzung für die Gewährung einer solchen Beihilfe ist. Solche Voraussetzung gilt jedoch nur für große Unternehmen. Diese sind definiert als Unternehmen, die (möglicherweise als Gruppe) mehr als 5.000 Mitarbeiter in Frankreich beschäftigen oder deren Umsatz in Frankreich mehr als 1.500.000.000 Euro beträgt. Es gibt einige Ausnahmen, insbesondere für Ausschüttungen, die zur Erfüllung früherer Verpflichtungen (vor dem 27. März 2020) oder zur finanziellen Unterstützung eines französischen Unternehmens der Gruppe,. Beihilfen für Kurzarbeit werden nicht erwähnt. 

Mangels eines Textes bleibt die Situation unsicher, so dass Unternehmen, die Kurzarbeitshilfen erhalten, vorsichtig bleiben müssen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Unternehmen, die solche Beihilfen erhalten und die nach dem 27. März 2020 Dividenden ausgeschüttet hätten, einer detaillierteren Prüfung der Bedingungen für den Erhalt der Beihilfe unterzogen werden, die nach der Gewährung der Beihilfe durchgeführt wird.

Berichtigungen des Jahresabschlusses werden notwendig, wenn ein Ereignis eintritt, das direkt und überwiegend mit dem abgeschlossenen Geschäftsjahr zusammenhängt. Andernfalls kann das Ereignis nicht mit demselben Haushaltsjahr in Verbindung gebracht werden, und es ist daher nicht notwendig, den Abschluss zu korrigieren. Das Ereignis muss jedoch im Lagebericht in Bezug auf wichtige Ereignisse, die nach dem Abschlussdatum eingetreten sind, erwähnt werden. Einige Abschlussprüfer haben bereits gefordert, dass die Gesundheitskrise im Lagebericht unter diesen  Ereignissen erwähnt wird und dass die Konsequenzen daraus im Rahmen der im Lagebericht zu erwähnenden Zukunftsaussichten betrachtet werden.

Das Videokonferenzverfahren darf im Prinzip nicht für die Sitzungen des Verwaltungsrats zur Verabschiedung der Jahresabschlusses, des Jahresberichts, der Konzernrechnung und des Konzernlageberichts verwendet werden.

Ausnahmsweise erlaubt die Verordnung Nr. 2020-321, dass alle zwischen dem 12. März 2020 und dem 31. Juli 2020 geplanten Verwaltungsratssitzungen in Form einer Videokonferenz oder einer Telefonkonferenz abgehalten werden können. Diese Telekommunikationsmittel müssen die Identifizierung der Teilnehmer ermöglichen und ihre effektive Teilnahme garantieren. Sie sollten auch eine kontinuierliche und gleichzeitige Übertragung der Verfahren gewährleisten.

Die Verordnung Nr. 2020-321 erlaubt auch die schriftliche Konsultation für Verwaltungssitzungen, sofern das Kollegialitätsprinzip gewahrt bleibt.

Diese Regelungen sind anwendbar, ohne dass hierfür eine spezifische Klausel in der Satzung oder in der internen Regelung vorgesehen sein muss und / oder auch wenn die bestehenden Klauseln im Widerspruch zu diesen Regelungen stehen.

Im Prinzip:

Wenn die Abhaltung von Hauptversammlungen per Videokonferenz in der Satzung vorgesehen ist, können die Jahresabschlüsse von nicht börsennotierten Aktiengesellschaften (SA), vereinfachten Aktiengesellschaften (SAS), Kommanditgesellschaften (SCA und SCS), offenen Handelsgesellschaften (SNC) und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (SC) per Videokonferenz genehmigt werden. Die Verwendung anderer Telekommunikationsmittel ist ebenfalls zulässig, sofern sie in der Satzung vorgesehen ist und die Identifizierung der an der Versammlung teilnehmenden Aktionäre oder Gesellschafter aus der Ferne ermöglicht.

Nur Gesellschaften mit beschränkter Haftung dürfen diese Technik bei der Genehmigung von Jahresabschlüssen nicht anwenden.

Aktiengesellschaften, deren Satzung den Aktionären die Stimmabgabe bei Versammlungen mit elektronischen Mitteln der Telekommunikation erlaubt, müssen eine Website einrichten, die ausschließlich diesem Verfahren gewidmet ist und zu der die Aktionäre nur nach Identifizierung mit einem Code Zugang haben.

Die Verordnung Nr. 2020-321 sieht ausnahmsweise vor, dass, für alle Gesellschaftsformen, alle Versammlungen, die zwischen dem 12. März 2020 und dem 31. Juli 2020 abgehalten werden, in Form einer Telefonkonferenz oder einer Videokonferenz abgehalten werden können.

Die eingerichteten Telekommunikationsmittel müssen eine kontinuierliche und gleichzeitige Weiterleitung der Beratungen gewährleisten und die Identifizierung der Teilnehmer ermöglichen.  Ausnahmsweise unterliegen Gesellschaften, deren Satzung bereits die Abhaltung von Sitzungen mit Hilfe von Telekommunikationsmitteln vorsieht, den Regeln, die für sie normalerweise gelten.

Zum Zwecke der Berechnung der Beschlussfähigkeit und der Mehrheit gelten die Mitglieder von Sitzungen, die per Telefon oder Videokonferenz teilnehmen, als anwesend, auch wenn die Artikel keine gegenteilige Klausel enthalten oder diese nicht vorgesehen ist.

Die Gesellschafter und gegebenenfalls der Rechnungsprüfer werden gültig in einer Weise benachrichtigt, die gewährleistet, dass sie tatsächlich über die Abhaltung der Sitzung informiert werden.

Bei bereits einberufenen Sitzungen kann das Leitungsorgan die Verfahren zur Durchführung der Versammlung bis zu drei Arbeitstage vor dem Datum der Beratungen gültig ändern.

Im Prinzip:

Bei nicht börsennotierten Aktiengesellschaften kann die Genehmigung des Jahresabschlusses auf dem Korrespondenzweg erfolgen, ohne dass dies in der Satzung vorgesehen sein muss.

In vereinfachten Aktiengesellschaften und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts ist die Konsultation auf dem Korrespondenzweg nur möglich, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist.

Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Offenen Handelsgesellschaften erfordert die Genehmigung des Jahresabschlusses eine Hauptversammlung der Gesellschafter. Sie kann daher nicht Gegenstand einer schriftlichen Konsultation sein.

Die Verordnung Nr. 2020-321 sieht ausnahmsweise vor, dass, wenn das Gesetz es zulässt, Beschlüsse aller Versammlungen zwischen dem 12. März 2020 und dem 31. Juli 2020 im Wege der schriftlichen Konsultation ihrer Mitglieder gefasst werden können.

Diese Regelungen sind anwendbar, ohne dass hierfür eine spezifische Klausel in der Satzung oder in der internen Regelung vorgesehen sein muss und / oder auch wenn die bestehenden Klauseln im Widerspruch zu diesen Regelungen stehen.

In der Praxis können daher die Jahresabschlüsse von Aktiengesellschaften (SA), vereinfachten Aktiengesellschaften (SAS) und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (SC) in jedem Fall durch eine schriftliche Konsultation genehmigt werden, vorausgesetzt, dass die schriftliche Konsultation zwischen dem 12. März 2020 und dem 31. Juli 2020 stattfindet.

Die Verordnungen sehen keine besondere Regelungen für die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (SARL) vor.

Im Prinzip:

In nicht börsennotierten Aktiengesellschaften mit einem Verwaltungsrat können dessen Mitglieder per Videokonferenz oder mit anderen Mitteln der Telekommunikation, die ihre Identifizierung ermöglichen, zusammentreten, sofern die Satzung dies nicht verbietet. In diesem Fall müssen die Verfahren für die Beschlussfassung des Verwaltungsrates in der Geschäftsordnung festgelegt werden.

Darüber hinaus kann die Satzung von Aktiengesellschaften die Möglichkeit einer schriftlichen Konsultation der Verwaltungsräte zu allen Beschlüssen, mit Ausnahme des Jahresabschlusses, vorsehen.

Unabhängig von der Form der Gesellschaft kann jede Aktionärs- oder Gesellschafterversammlung mit Ausnahme der ordentlichen Jahreshauptversammlung per Videokonferenz oder mit anderen Mitteln der Telekommunikation, die die Identifizierung der Teilnehmer ermöglichen, abgehalten werden, vorausgesetzt jedoch, dass das Verfahren in der Satzung vorgesehen ist.

Die Verordnung Nr. 2020-321 sieht ausnahmsweise vor, dass, für alle Gesellschaftsformen, alle Vorstandssitzungen und Versammlungen, die zwischen dem 12. März 2020 und dem 31. Juli 2020 stattfinden sollen, mittels einer Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden können.

Diese Regelungen sind anwendbar, ohne dass hierfür eine spezifische Klausel in der Satzung oder in der internen Regelung vorgesehen sein muss und / oder auch wenn die bestehenden Klauseln im Widerspruch zu diesen Regelungen stehen.

Die eingerichteten Telekommunikationsmittel müssen eine kontinuierliche und gleichzeitige Weiterleitung der Beratungen gewährleisten und die Identifizierung der Teilnehmer ermöglichen.  Ausnahmsweise unterliegen Unternehmen, deren Satzung bereits die Abhaltung von Sitzungen mit Hilfe von Telekommunikationsmitteln vorsieht, den Regeln, die für sie normalerweise gelten.

Zum Zwecke der Berechnung der Beschlussfähigkeit und der Mehrheit gelten die Mitglieder von Sitzungen, die per Telefon oder Videokonferenz teilnehmen, als anwesend, auch wenn die Artikel keine gegenteilige Klausel enthalten oder diese nicht vorgesehen ist.

Die Gesellschafter und gegebenenfalls der Rechnungsprüfer werden wirksam in einer Weise benachrichtigt, die gewährleistet, dass sie tatsächlich über die Abhaltung der Sitzung informiert werden.

Für bereits einberufene Sitzungen kann das Leitungsorgan die Verfahren zur Durchführung der Versammlung bis zu drei Arbeitstage vor dem Datum der Beratungen ändern.

In Gesellschaften mit einem Betriebsrat und mehr als 50 Arbeitnehmer müssen die Vertreter des Betriebsrats zu den Sitzungen der Hauptversammlung und, falls es einen solchen gibt, zu den Sitzungen des Verwaltungsrats eingeladen werden.  Sie haben daher die Möglichkeit, an diesen Treffen teilzunehmen, wenn sie dies wünschen.

Wenn die Hauptversammlung oder die Sitzung des Verwaltungsrats per Videokonferenz abgehalten wird, muss auch den Vertretern des Betriebsrats die Möglichkeit gegeben werden, an dieser Sitzung per Videokonferenz teilzunehmen. Wird eine schriftliche Konsultation durchgeführt, so werden die Vertreter des Betriebsrats über die Tagesordnung und die Beschlussentwürfe informiert.

Gemäß der Verordnung Nr. 2020-321 werden die Vertreter des Betriebsrats mit allen Mitteln, die eine wirksame Information gewährleisten, wirksam benachrichtigt.

Bis heute scheinen die elektronischen Dienste des Handelsregisters normal, wenn auch langsamer, funktionsfähig zu sein. Nur im Falle der Unzugänglichkeit der Website wird eine Eingabe an das Register im Postwege notwendig.

Alle Formalitäten und rechtlichen Schritte können also weiterhin online über die Plattformen Infogreffe.fr und tribunaldigital.fr abgewickelt werden. Es ist zu beachten, dass die Handelsregister im Elsass und in Lothringen seit einigen Wochen auch mit Infogreffe verbunden sind.

In einer am 20. März 2020 veröffentlichten Mitteilung wies der Präsident von Infogreffe darauf hin, dass die Online-Dienste von Infogreffe frei zugänglich sind und dass es möglich ist, alle Schritte und Formalitäten im Handels- und Gesellschaftsregister auf der Website infogreffe.fr zu erledigen. Darüber hinaus ist es immer möglich, sich an das Handelsgericht des Ortes zu wenden, in dessen Bezirk sich der Sitz der Gesellschaft befindet, und die laufenden Akten und Verfahren auf der Website tribunaldigital.fr zu verfolgen.

Gemäß der Verordnung Nr. 2020-321 werden die Vertreter des Betriebsrats mit allen Mitteln, die eine wirksame Information gewährleisten, wirksam benachrichtigt.

Darüber hinaus sieht die Verordnung Nr. 2020-460 vom 22. April 2020 die Möglichkeit vor, während des GesundheitsnotstandsDeklarationsakten auf elektronischem Wege an die Zentren für Geschäftsformalitäten („Centre de Formalités des Entreprises“) zu übermitteln.

Eine mögliche Verzögerung bei der Erledigung der amtlichen Formalitäten beim Handelsregister und eine verzögerte Änderung des Kbis-Auszuges führen nur dazu, dass die Änderung gegenüber Dritten nicht durchsetzbar ist. Tatsächlich werden die Änderungsbeschlüsse wirksam, sobald die Beschlüsse von der Hauptversammlung oder dem Alleingesellschafter getroffen werden.

Bestimmte Beschlüsse bzw. Unterlagen unterliegen zwingend der Registrierungspflicht, insbesondere alle Beschlüsse, die die Änderung des Kapitals, die Auflösung, die Liquidation, die Übertragung von Gesellschaftsanteilen oder Geschäftsvermögen betreffen. Diese Vorgänge müssen innerhalb von 30 Tagen bei den Steuerbehörden registriert werden. Im Falle einer Verspätung können die Steuerbehörden Verzugszinsen in Höhe von 10 % des Betrags der Anmeldegebühr zuzüglich 0,20 % für jeden Monat der Verspätung berechnen.

Für die Registrierung ist die Einreichung oder Versendung der Originalkopien der zu registrierenden Unterlagen erforderlich.

Aufgrund der Maßnahmen infolge der Ausgangsperre kann sowohl die Hinterlegung der Unterlagen beim Finanzamt als auch der Versand per Post oder Kurierdienst beeinträchtigt oder verzögert werden.

Unter diesen Umständen haben einige Registrierungsdienste ein Verfahren für die dematerialisierte Registrierung von Akten während der Gesundheitskrise eingerichtet.

Wenn Unterlagen verspätet registriert wurden, entweder wegen Schwierigkeiten bei der Versendung per Post oder weil das Finanzamt geschlossen ist, könnte einen Erlass der verspäteten Strafen beantragt werden.

In Anbetracht der Lage scheint es uns unwahrscheinlich, dass die Registerbehörde gegenwärtig Strafmaßnahmen erlässt.