Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um das Vertrauen in interne Meldekanäle zu fördern?

Aktualisiert am 12. Januar 2024

Das Gesetz vom 21. März 2022 stellt es dem Hinweisgeber künftig frei, sich direkt an die zuständigen externen Behörden zu wenden, ohne zuvor den internen Meldekanal genutzt zu haben, was weitreichende Auswirkungen für die betroffenen Unternehmen haben kann (Reputationsrisiko, Risiko einer Untersuchung durch Ermittlungsbehörden usw.). Es ist daher ratsam, das Vertrauen in das interne Hinweisgebersystem zu fördern:

• Das Unternehmen muss sicherstellen, dass sein internes Hinweisgebersystem zuverlässig und allen Arbeitnehmern bekannt ist. Es ist davon auszugehen, dass die Arbeitnehmer eher dazu neigen werden den internen Meldekanal zu nutzen (anstatt sich an eine externe Behörde zu wenden), wenn sie dem internen Hinweisgebersystem ausreichend vertrauen. Daher liegt es im dringenden Interesse des Unternehmens, das notwendige Vertrauen aufzubauen, indem es die eingehenden Hinweise effizient und vertrauensvoll bearbeitet, um somit eine bevorzugte Nutzung des internen Meldekanals zu fördern. Aktive Anreize zu einer sog. „Speaking-Up culture“ schaffen: Die Unternehmensleitung muss Arbeitnehmer und Dritte dazu ermutigen, Hinweise über den internen Kanal zu melden.
• Das Unternehmen muss für die Einrichtung zugänglicher und sicherer interner Meldekanäle sorgen, die Vertraulichkeit garantieren und ggf. anonyme Meldungen ermöglichen; das Hinweisgeberverfahren und die Hinweisgeberrichtlinie müssen inhaltlich klar und leicht verständlich sein sowie umfassend und regelmäßig an die Arbeitnehmer und Dritte kommuniziert werden und ausgehändigt werden.
• Meldungen müssen innerhalb der vorgesehenen Fristen bearbeitet werden; das eingerichtete Hinweisgeberverfahren muss sorgfältige, zeitnahe und unabhängige Untersuchungen gewährleisten.
• Die Hinweisgeber sind vor allen direkten oder indirekten Repressalien und Disziplinarmaßnahmen zu schützen. Diese Garantien müssen mit transparenten Verfahren zur Untersuchung von Beschwerden, die sich gegen Repressalien richten, einhergehen.
• Schaffung einer Unternehmenskultur der Aufrichtigkeit, des Vertrauens und der Integrität, die durch die Ermutigung der Mitarbeiter zum Austausch mit den Compliance-Beauftragten gefördert werden kann.
• Schulungen, die den Dialog fördern (einschließlich Seminare in Kleingruppen), Botschaften des Managements, in denen betont wird, dass Hinweise dem Unternehmen und dem Gemeinwohl dienen, und – besonders bedeutsam – die effiziente Bearbeitung von Hinweisen durch das Unternehmen.
• Unverzügliche Vorstellung des Hinweisgebersystems für neu eingestellte Arbeitnehmer.