Wer nimmt die Meldungen entgegen?

Aktualisiert am 12. Januar 2024

Artikel 5 der Durchführungsverordnung vom 03. Oktober 2022 sieht vor, dass das Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen die Person(en) oder Arbeitseinheit(en) angibt, die von dem Unternehmen für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen benannt wurde(n). Der Kanal für den Empfang von Meldungen kann von anderen Personen oder Arbeitseinheiten betrieben werden als diejenigen, die für die Bearbeitung zuständig sind. Die benannten Personen oder Arbeitseinheiten müssen aufgrund ihrer Stellung oder ihres Status über die Kompetenz, die Befugnis und die Mittel verfügen, die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Das Verfahren muss Garantien vorsehen, die eine unparteiische Ausübung dieser Aufgaben ermöglichen.

Die Durchführungsverordnung legt fest, dass das Verfahren so konzipiert sein muss, dass die gesammelten Informationen nur den dazu befugten Personen zugänglich sind, während alle anderen Mitarbeiter keine Kenntnis davon haben dürfen. Ebenso dürfen die gesammelten Informationen nur dann an Dritte weitergegeben werden, wenn dies für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist. Die Durchführungsverordnung legt außerdem fest, dass eine Meldung, wenn sie bei anderen Personen oder Arbeitseinheiten eingeht, unverzüglich an die berechtigten Personen oder Arbeitseinheiten weitergeleitet werden muss.

Die Personen, die von dem Inhalt der Meldungen Kenntnis erlangen werden, sind zu einer strengen und strafbewehrten Vertraulichkeit verpflichtet. Dies gilt für:

die Identität der hinweisgebenden Person
die Identität der betroffenen Personen und der Dritten
die mitgeteilten Informationen.
Unternehmen können vorsehen, dass sie einen Dritten, bei dem es sich um eine natürliche Person oder eine privatrechtliche oder öffentliche Einrichtung mit oder ohne Rechtspersönlichkeit handeln kann, mit der Entgegennahme von Meldungen beauftragt. So können die Unternehmen beispielsweise eine Anwaltskanzlei mit dieser Aufgabe betrauen.

In Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten, die nicht verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem einzurichten, sieht das Gesetz vor, dass die Meldungen den direkten oder indirekten Vorgesetzten, dem Arbeitgeber oder einem von diesem benannten Referenten zur Kenntnis gebracht werden.